Le répertoire de fournisseurs est votre carnet d'adresses privé des fournisseurs chez qui vous achetez : les produits frais d'un restaurant, la blanchisserie d'un hôtel, les hôtels, guides et transferts d'une agence de voyages. Rien de ce qu'il contient n'est jamais montré aux clients, à l'assistant client ni sur votre site. Il est disponible pour les agences de voyages et les établissements fournisseurs ou grossistes, avec un forfait qui l'inclut.
Mettre en place le répertoire
Demandez à l'assistant propriétaire d'ajouter un objet d'achat (un produit, un service ou une gamme que vous achetez), puis d'ajouter un fournisseur, et envoyez CONFIRM à chaque récapitulatif. Pour chaque objet couvert par un fournisseur, vous enregistrez une priorité, un délai, un minimum de commande, une zone desservie et le code article du fournisseur. Rien n'est supprimé : un fournisseur est archivé ou rendu inactif. Les administrateurs peuvent faire de même dans l'espace Fournisseurs du tableau de bord.
Rendre un fournisseur joignable
Enregistrer un fournisseur ne contacte personne. Un numéro de téléphone, un e-mail ou une adresse ne sont qu'une note.
- Un fournisseur présent sur la plateforme : son administrateur crée un code à usage unique commençant par LINK-, valable sept jours, et vous le transmet. Demandez à l'assistant propriétaire de lier ce fournisseur et saisissez le code.
- Un fournisseur disposant de son propre point d'accès pour agents logiciels : collez la configuration fournie par le fournisseur, puis vérifiez-la et activez-la. La vérification contacte le point d'accès une seule fois et n'envoie ni demande ni commande.
- Un fournisseur sur WhatsApp, absent de la plateforme et sans point d'accès : invitez-le par un lien à usage unique, comme décrit ci-dessous.
Inviter un fournisseur sur WhatsApp
Demandez à l'assistant propriétaire d'inviter le fournisseur sur WhatsApp, choisissez le fournisseur et envoyez CONFIRM. La réponse affiche un lien une seule fois : il fonctionne une fois et expire au bout de sept jours. Transmettez-le vous-même au fournisseur, par le moyen de votre choix. Rien n'est envoyé au fournisseur à ce stade.
Quand le fournisseur ouvre le lien, WhatsApp ouvre un chat avec le numéro WhatsApp de la plateforme, pas le vôtre, avec un court code commençant par JOIN- déjà saisi. En l'envoyant, le fournisseur accepte de recevoir vos demandes à cet endroit. Le fournisseur reçoit une confirmation mentionnant votre entreprise, et vous êtes informé du numéro qui a rejoint. Le fournisseur n'a pas besoin de compte et peut arrêter à tout moment en envoyant STOP.
C'est la personne qui envoie le code qui est connectée : ne donnez donc le lien qu'à la bonne personne.
Interroger les fournisseurs
Un administrateur demande à l'assistant propriétaire de lancer une demande aux fournisseurs, choisit l'objet d'achat et indique la quantité, la date limite, les exigences éventuelles et le nombre d'heures dont dispose chaque fournisseur pour répondre (de 1 à 168). Le récapitulatif liste dans l'ordre les fournisseurs joignables à cet instant, et CONFIRM fige cette liste.
Le premier fournisseur est interrogé. Un refus, une absence de réponse dans le délai ou un envoi échoué font passer au suivant. Un devis ou une contre-proposition arrête la file, et l'administrateur qui a confirmé est prévenu dans le chat propriétaire.
Un fournisseur joint sur WhatsApp reçoit un seul message indiquant votre entreprise, la quantité et l'article, la date limite et vos exigences, avec deux boutons : il peut fournir, ou non. Seul un bouton compte comme réponse. « Je ne peux pas » fait passer aussitôt au fournisseur suivant. « Je peux fournir » arrête la file, et il vous est demandé de contacter directement le fournisseur.
Décider d'une offre
Demandez à l'assistant propriétaire d'examiner la demande. L'offre est présentée dans des champs fixes, avec une seule comparaison : le délai respecte-t-il votre date.
- Accepter enregistre votre décision et n'envoie rien au fournisseur.
- Suivant écarte ce fournisseur et interroge le suivant.
- Arrêter annule la demande.
- Commander, quand votre forfait et la connexion du fournisseur le permettent, envoie une commande pour l'offre examinée, exactement, sur votre CONFIRM.
Lorsque l'offre indique un prix unitaire, accepter ou commander enregistre aussi ce prix comme votre coût pour cet objet chez ce fournisseur. Le récapitulatif le précise avant.
Avec un fournisseur joint sur WhatsApp, il n'y a ni devis, ni prix, ni commande : vous convenez des détails directement avec lui. Accepter clôt la demande une fois l'accord trouvé, Suivant interroge le fournisseur suivant et Arrêter annule.
Ce que chaque fournisseur vous facture
Le répertoire contient aussi des coûts : ce qu'un fournisseur vous facture pour un objet d'achat. Les coûts sont privés, en enregistrer un n'envoie rien à personne et, à lui seul, ne change aucun prix de vente.
Demandez à l'assistant propriétaire d'enregistrer un coût fournisseur, ou faites-le sur un fournisseur dans l'espace Fournisseurs du tableau de bord. Choisissez le fournisseur et l'un des objets qu'il couvre, puis saisissez le montant, par exemple 1200 ou 1200 THB ; sans devise, la vôtre est utilisée. Deux réponses facultatives suivent : que le coût vaut pour un adolescent, un enfant ou un bébé, et les deux dates entre lesquelles il s'applique, saisies sous la forme 2031-11-01 to 2032-02-28.
Un coût n'est jamais modifié : un plus récent prend sa place, et saisir - comme montant le retire. Un coût avec dates s'applique à ces dates avant un coût sans dates. Un voyageur plus jeune sans coût propre est calculé avec la tranche d'âge suivante, puis comme un adulte. Lorsque plusieurs fournisseurs couvrent le même objet, le coût retenu est celui du premier, dans votre ordre de priorité, qui en a un d'enregistré, et le fournisseur est toujours nommé à côté du montant.
Fixer un prix à partir du coût et d'une marge
Si vous revendez ce que vous achetez, comme une agence de voyages avec son réceptif ou une boutique avec son grossiste, vous pouvez relier un article du catalogue à l'objet d'achat sous lequel vous l'achetez et fixer un taux de marge. Demandez à l'assistant propriétaire de relier un article du catalogue à son coût, ou faites-le dans l'espace Fournisseurs, et indiquez l'ID de l'article dans la liste du catalogue, l'ID de l'objet d'achat et un taux comme 20%.
Le récapitulatif montre le résultat à côté du prix actuel, par exemple coût 1200 plus 20% donne 1440, et CONFIRM l'inscrit comme prix catalogue de l'article. Saisir SKIP au taux relie l'article sans changer son prix, et saisir - comme objet d'achat supprime le lien et le taux.
Pour un circuit, un service ou un billet, un coût enregistré pour les adolescents, les enfants ou les bébés inscrit le prix de cette tranche d'âge, et chaque coût enregistré entre deux dates devient un prix saisonnier pour ces dates. Les prix saisonniers se répètent chaque année, et un article en compte huit au maximum.
Ces prix saisonniers remplacent ceux que l'article avait déjà : le récapitulatif les liste et indique combien sont remplacés avant tout enregistrement. Une chambre peut être reliée, mais ses tarifs par nuit restent ceux de votre grille tarifaire d'hôtels.
Lorsque le lien n'inscrit aucun prix, le récapitulatif en donne la raison : aucun coût enregistré pour cet objet d'achat, un coût dans une autre devise que l'article, un article sans devise, ou une chambre. Enregistrez le coût dans la devise de l'article et refaites le lien.
Les marges, et quand un coût change
Rien ne change de prix tout seul. Lorsqu'un coût change plus tard, l'article garde son prix jusqu'à ce qu'un administrateur refasse le lien. Demandez à l'assistant propriétaire les marges des articles : il liste chaque article relié avec son coût, son prix et la marge, et signale ceux dont le prix n'est plus égal au coût plus le taux de marge.
Coûts, taux de marge et marges sont réservés à votre entreprise. L'assistant client ne les a jamais, et ils ne sont jamais montrés à un client.
Quand aucun fournisseur n'est joignable
Vérifiez qu'un fournisseur couvre exactement cet objet d'achat, qu'il a une connexion, que cette connexion a été vérifiée et activée, et que son contact est toujours actif. Un message de limite de demandes signifie que les demandes aux fournisseurs du forfait pour la période sont épuisées.
Avec un fournisseur WhatsApp : une invitation qui ne fonctionne plus a expiré ou a déjà été utilisée, créez-en donc une nouvelle. Un fournisseur qui a répondu par des mots et non par un bouton n'a pas répondu : la demande attend la fin du délai de réponse, puis passe au suivant. Un fournisseur qui a envoyé STOP a besoin d'une nouvelle invitation.
Le répertoire de fournisseurs privé, les demandes aux fournisseurs et les commandes aux fournisseurs sont inclus dans le forfait Pro, avec jusqu'à 10 fournisseurs actifs et 30 demandes aux fournisseurs par mois.