El directorio de proveedores es tu agenda privada de los proveedores a los que compras: los productos frescos de un restaurante, la lavandería de un hotel, los hoteles, guías y traslados de una agencia de viajes. Nada de lo que contiene se muestra nunca a los clientes, al asistente de clientes ni en tu web. Está disponible para agencias de viajes y para negocios proveedores o mayoristas, con un plan que lo incluya.
Preparar el directorio
Pide al asistente de propietario que añada un concepto de compra (un producto, servicio o línea de productos que compras), luego que añada un proveedor, y envía CONFIRM en cada revisión. Por cada concepto que cubre un proveedor registras prioridad, plazo de entrega, pedido mínimo, zona de servicio y el código de artículo del proveedor. No se borra nada: un proveedor se archiva o se marca como inactivo. Los administradores pueden hacer lo mismo en el área Proveedores del panel.
Hacer que un proveedor sea contactable
Guardar un proveedor no contacta con nadie. Un teléfono, un correo o una dirección son solo una nota.
- Un proveedor que está en la plataforma: su administrador crea un código de un solo uso que empieza por LINK-, válido siete días, y te lo da. Pide al asistente de propietario que vincule a ese proveedor e introduce el código.
- Un proveedor con su propio endpoint para agentes de software: pega la configuración que te facilita el proveedor y luego compruébala y actívala. La comprobación contacta con el endpoint una sola vez y no envía ninguna solicitud ni pedido.
- Un proveedor en WhatsApp, que no está en la plataforma ni tiene endpoint: invítalo con un enlace de un solo uso, como se describe más abajo.
Invitar a un proveedor por WhatsApp
Pide al asistente de propietario que invite al proveedor por WhatsApp, elige el proveedor y envía CONFIRM. La respuesta muestra un enlace una sola vez: funciona una vez y caduca a los siete días. Pásaselo tú al proveedor, por cualquier medio. En este momento no se envía nada al proveedor.
Cuando el proveedor abre el enlace, WhatsApp abre un chat con el número de WhatsApp de la plataforma, no con el tuyo, con un código corto que empieza por JOIN- ya escrito. Al enviarlo, el proveedor acepta recibir ahí tus solicitudes. El proveedor recibe una confirmación con el nombre de tu negocio y a ti se te avisa de qué número se ha unido. El proveedor no necesita cuenta y puede parar cuando quiera enviando STOP.
Queda conectado quien envía el código, así que da el enlace solo a la persona indicada.
Preguntar a los proveedores
Un administrador pide al asistente de propietario que inicie una solicitud a proveedores, elige el concepto de compra e indica la cantidad, la fecha límite, los requisitos y cuántas horas tiene cada proveedor para responder (de 1 a 168). La revisión enumera en orden los proveedores contactables en ese momento, y CONFIRM congela esa lista.
Se pregunta al primer proveedor. Un rechazo, la falta de respuesta a tiempo o un envío fallido pasan al siguiente. Un presupuesto o una contraoferta detienen la cola, y se avisa en el chat de propietario al administrador que confirmó.
Un proveedor contactado por WhatsApp recibe un único mensaje con el nombre de tu negocio, la cantidad y el artículo, la fecha límite y tus requisitos, con dos botones: puede suministrar o no puede. Solo un botón cuenta como respuesta. «No puedo» pasa enseguida al siguiente proveedor. «Puedo suministrar» detiene la cola y se te indica que contactes directamente con el proveedor.
Decidir sobre una oferta
Pide al asistente de propietario que revise la solicitud. La oferta se muestra con campos fijos y una sola comparación: si el plazo de entrega cumple tu fecha.
- Aceptar registra tu decisión y no envía nada al proveedor.
- Siguiente descarta a este proveedor y pregunta al siguiente.
- Detener cancela la solicitud.
- Pedir, cuando tu plan y la conexión del proveedor lo permiten, envía un pedido exactamente por la oferta revisada, con tu CONFIRM.
Cuando la oferta indica un precio unitario, aceptar o pedir también guarda ese precio como tu coste de ese concepto con ese proveedor. La revisión lo dice antes.
Con un proveedor contactado por WhatsApp no hay presupuesto, precio ni pedido: los detalles los acuerdas directamente con él. Aceptar cierra la solicitud cuando ya os habéis puesto de acuerdo, Siguiente pregunta al proveedor que sigue y Detener cancela.
Lo que te cobra cada proveedor
El directorio también guarda costes: lo que un proveedor te cobra por un concepto de compra. Los costes son privados, registrar uno no envía nada a nadie y, por sí solo, no cambia ningún precio de venta.
Pide al asistente de propietario que registre un coste de proveedor, o hazlo sobre un proveedor en el área Proveedores del panel. Elige el proveedor y uno de los conceptos que cubre, y escribe el importe, por ejemplo 1200 o 1200 THB; sin moneda se usa la tuya. Siguen dos respuestas opcionales: que el coste es para un adolescente, un niño o un bebé, y las dos fechas entre las que se aplica, escritas como 2031-11-01 to 2032-02-28.
Un coste nunca se edita: uno más reciente ocupa su lugar, y escribir - como importe lo retira. Un coste con fechas se usa en esas fechas antes que uno sin fechas. Un viajero más joven sin coste propio se calcula con el tramo de edad siguiente, y por último como adulto. Cuando varios proveedores cubren el mismo concepto, se usa el coste del primero, en tu orden de prioridad, que tenga uno registrado, y el proveedor siempre aparece junto a la cifra.
Fijar un precio a partir del coste más un margen
Si revendes lo que compras, como una agencia de viajes con su proveedor local o una tienda con su mayorista, puedes vincular un artículo del catálogo con el concepto de compra con el que lo adquieres y fijar un margen de venta. Pide al asistente de propietario que vincule un artículo del catálogo con su coste, o hazlo en el área Proveedores, e indica el ID del artículo en el listado del catálogo, el ID del concepto de compra y un margen como 20%.
La revisión muestra el resultado junto al precio actual, por ejemplo coste 1200 más 20% da 1440, y CONFIRM lo escribe como precio de catálogo del artículo. Escribir SKIP en el margen vincula el artículo sin cambiar su precio, y escribir - como concepto de compra elimina el vínculo y el margen.
En un tour, un servicio o una entrada, un coste registrado para adolescentes, niños o bebés escribe el precio de ese tramo de edad, y cada coste registrado entre dos fechas se convierte en un precio de temporada para esas fechas. Los precios de temporada se repiten cada año y un artículo admite ocho como máximo.
Estos precios de temporada sustituyen a los que ya tiene el artículo: la revisión los enumera y dice cuántos se sustituyen antes de guardar nada. Una habitación se puede vincular, pero sus tarifas por noche siguen siendo las de tu lista de precios de hoteles.
Cuando el vínculo no escribe ningún precio, la revisión da el motivo: no hay coste registrado para ese concepto de compra, el coste está en otra moneda que el artículo, el artículo no tiene moneda, o es una habitación. Registra el coste en la moneda del artículo y repite el vínculo.
Los márgenes, y cuando cambia un coste
Nada cambia de precio por sí solo. Cuando un coste cambia más adelante, el artículo conserva su precio hasta que un administrador repite el vínculo. Pide al asistente de propietario los márgenes de los artículos: enumera cada artículo vinculado con su coste, su precio y el margen, y marca aquellos cuyo precio ya no es igual al coste más el margen de venta.
Costes, márgenes de venta y beneficios son solo para tu negocio. El asistente de clientes nunca los tiene, y nunca se muestran a un cliente.
Cuando no se puede contactar con ningún proveedor
Comprueba que un proveedor cubre exactamente ese concepto de compra, que tiene una conexión, que la conexión se ha comprobado y activado, y que su contacto sigue activo. Un mensaje de límite de solicitudes significa que se han agotado las solicitudes a proveedores del plan para el periodo.
Con un proveedor de WhatsApp: una invitación que ya no funciona ha caducado o ya se usó, así que crea una nueva. Un proveedor que respondió con palabras y no con un botón no ha respondido, de modo que la solicitud espera a que acabe el plazo de respuesta y luego pasa al siguiente. Un proveedor que envió STOP necesita una nueva invitación.
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