Une commande est toujours une étape distincte et explicite. Un devis accepté par un acheteur n'est pas une commande, et rien n'est engagé tant qu'un administrateur n'a pas confirmé. Ce guide couvre les commandes que vous recevez d'acheteurs professionnels et celles que vous envoyez à vos propres fournisseurs.
Les commandes que vous recevez
L'acheteur demande à commander un devis accepté. Cela crée une commande en attente avec une référence commençant par O-, et vos administrateurs sont alertés.
- Confirmez ou refusez la commande en attente après l'avoir examinée.
- Marquez plus tard une commande confirmée comme honorée ou annulée.
- Un acheteur peut annuler sa propre commande en attente ; pour une commande confirmée, il faut votre administrateur.
Un devis expiré avant votre confirmation ne peut pas devenir une commande : envoyez un nouveau devis. Aucun paiement n'est encaissé, aucun stock n'est réservé et la livraison n'est pas suivie.
Les commandes qui réservent quelque chose
Si votre établissement prend des réservations, une ligne de service, de billet, de chambre ou de circuit doit indiquer sa date, son heure et le nombre de personnes (pour une chambre : arrivée, nuits et occupants). Quand vous confirmez la commande, les réservations, séjours et réservations de circuits sont créés dans votre propre agenda, tous ou aucun. Si une ligne ne convient plus, la confirmation est refusée, la commande reste en attente et la ligne concernée vous est indiquée.
Annuler une commande confirmée annule ses réservations, sauf un séjour dont le client est déjà arrivé. Une réservation tenue par une commande confirmée ne peut pas être modifiée isolément.
Les commandes que vous envoyez aux fournisseurs
À partir de l'offre d'un fournisseur, Commander envoie une commande pour l'offre que vous avez examinée, exactement, sur le CONFIRM d'un administrateur. Elle ne peut pas être rappelée depuis ce récapitulatif. Avec un fournisseur lié sur la plateforme, l'état de la commande est ensuite suivi (en attente, confirmée, honorée, refusée ou annulée), chaque changement vous est annoncé, et vous pouvez demander l'annulation tant que le fournisseur n'a pas statué.
Une commande signalée comme incertaine peut exister ou non chez le fournisseur : vérifiez directement auprès de lui. Un fournisseur joint par son propre point d'accès ne communique pas l'état de la commande. Aucune commande n'est envoyée à un fournisseur joint sur WhatsApp.
Où les voir
La carte Commandes du tableau de bord affiche les commandes professionnelles à côté des achats ordinaires, avec les quantités, les prix et les conditions du devis. Dans Réglages, chaque compte connecté dispose d'un interrupteur Alertes de commandes : les commandes peuvent ainsi aller à un compte et les réservations à un autre. Si aucun compte n'a les alertes de commandes activées, elles sont envoyées à tous, pour qu'aucune commande ne passe inaperçue.