Una agencia de viajes mantiene varios catálogos separados y vende de dos maneras. Un cliente puede reservar directamente en el chat un tour de la lista, una consulta de planificación o una entrada. Un viaje a medida pasa en cambio por una consulta, una propuesta que el cliente acepta y un viaje que confirmas tú. Cada paso se hace pidiéndoselo al asistente de propietario, y cada cambio se guarda solo después de que envíes CONFIRM.
Tus catálogos
Los tours guiados, las excursiones y los paquetes de varios días son tours. Los traslados, guías y consultas son servicios. Los pases de entrada son entradas. Los hoteles y sus habitaciones son una cuarta lista, con tarifas de temporada, extras, ofertas y políticas de estancia. Envía cada catálogo en un mensaje aparte.
La lista de hoteles es solo una lista de precios: no se bloquea ninguna habitación ni se crea ninguna estancia en el hotel.
Datos de planificación
Para un tour son obligatorios una región, los días de operación y un tamaño máximo de grupo. Sin ellos puede mostrarse igualmente a los clientes, pero un borrador de itinerario que lo contenga no puede guardarse. Para añadir datos, pide al asistente de propietario que registre los datos de planificación de un artículo y escríbelos como líneas nombre: valor, por ejemplo region: Pai, days: tue-sun, group: 2-10, duration: 4h. Indica también al asistente tus tiempos de viaje entre regiones: uno que falte nunca se da por corto.
Con un plan que incluye el directorio de proveedores, los precios de un artículo, incluidos los de temporada, pueden escribirse a partir de lo que pagas por él más un margen de venta. Eso sustituye a los precios de temporada escritos aquí; lo explica la guía sobre proveedores.
Reservas de tours y consultas
La petición de un cliente de reservar un tour de la lista siempre llega como solicitud pendiente con los botones Confirmar, Rechazar y Chat, porque no existe disponibilidad en vivo de las salidas. Para un viaje a medida, el asistente de clientes guarda una consulta a lo largo de varios mensajes; cada conversación tiene una sola consulta abierta a la vez.
Donde tu número recibe llamadas de WhatsApp, un cliente también puede pedir por voz un tour del catálogo o un viaje a medida. El asistente repite los datos y espera un sí, y luego registra la solicitud de tour o la solicitud de viaje en el chat de WhatsApp del cliente, como si se hubiera escrito allí. La guía de llamadas de voz lo explica.
Preparar y valorar una propuesta
Da al asistente de propietario la consulta y los días con fecha con sus elementos en orden. El esquema se comprueba con los datos registrados: un hallazgo marcado MUST FIX impide guardar el borrador, un WARNING puede pasarse por alto, y un punto sin dato registrado se indica como no comprobado. Las comprobaciones nunca consultan la disponibilidad en vivo.
El borrador se valora según las reglas del catálogo. No puedes cambiar el precio de un elemento en el presupuesto: cambia el artículo del catálogo y vuelve a valorar. Puedes añadir un único descuento o recargo sobre todo el presupuesto, escrito como -10%, +5%, -500 o +300, y después las condiciones de venta y una fecha límite de validez. El presupuesto se aprueba y se envía, cada paso con su propia confirmación.
Cuando los artículos están vinculados con lo que pagas por ellos, la vista previa de precios y la revisión del presupuesto muestran además un bloque solo para el personal: el coste y el margen de cada línea, el proveedor del que procede el coste y los totales de las líneas que se han podido comparar. Una línea cuyo artículo no está vinculado, no tiene coste para esa fecha o tiene un coste en otra moneda aparece como no comparada, con el motivo. Cuando se comparan todas las líneas, la revisión final indica también el margen después de tu descuento o recargo. Nada de esto se guarda con el presupuesto ni se envía al cliente.
Operar el viaje
Cuando el cliente ha aceptado una versión exacta, inicia el viaje a partir de ella y escribe los nombres verificados de los viajeros. Para cada componente con fecha registra cómo se organiza: un proveedor de tu directorio con su referencia y justificante, una reserva existente o un pedido de entradas. Da la confirmación final solo cuando todos los componentes estén confirmados. Cualquier cambio posterior en un componente la retira hasta que vuelvas a confirmar.
Cancelar un viaje solo registra tu retirada. Los acuerdos con proveedores y las reservas vinculadas deben gestionarse por separado, y no se hace ningún pago ni reembolso por ti.
Cambios después de la aceptación
Un total distinto, condiciones distintas o un elemento añadido, quitado, cambiado o movido a otro día requieren que el cliente acepte de nuevo: guarda un nuevo borrador, valóralo, apruébalo y envíalo. Una nueva hora de inicio, un proveedor sustituido o referencias actualizadas no necesitan nueva aceptación.