Un ordine è sempre un passaggio separato ed esplicito. Un preventivo accettato da un acquirente non è un ordine, e nulla viene impegnato finché un amministratore non conferma. Questa guida riguarda gli ordini che ricevi dagli acquirenti aziendali e quelli che invii ai tuoi fornitori.
Ordini che ricevi
L'acquirente chiede di ordinare un preventivo accettato. Si crea un ordine in attesa con un riferimento che inizia con O- e i tuoi amministratori vengono avvisati.
- Conferma o rifiuta l'ordine in attesa dopo averlo esaminato.
- Segna in seguito un ordine confermato come evaso o annullato.
- Un acquirente può annullare il proprio ordine in attesa; per uno confermato serve il tuo amministratore.
Un preventivo scaduto prima della tua conferma non può diventare un ordine: invia un nuovo preventivo. Non viene incassato alcun pagamento, la merce non viene riservata e la consegna non viene tracciata.
Ordini che prenotano qualcosa
Se la tua attività accetta prenotazioni, una riga di servizio, biglietto, camera o tour deve indicare data, ora e persone (per una camera: check-in, notti e ospiti). Quando confermi l'ordine, le prenotazioni, i soggiorni e le prenotazioni di tour vengono create nel tuo calendario, tutte o nessuna. Se una riga non rientra più, la conferma viene rifiutata, l'ordine resta in attesa e ti viene detto quale riga.
Annullare un ordine confermato annulla le sue prenotazioni, tranne un soggiorno il cui ospite ha già fatto il check-in. Una prenotazione legata a un ordine confermato non può essere modificata da sola.
Ordini che invii ai fornitori
Dall'offerta di un fornitore, Ordina invia un ordine esattamente per l'offerta che hai esaminato, al CONFIRM di un amministratore. Da quel riepilogo non può essere ritirato. Con un fornitore collegato sulla piattaforma, lo stato dell'ordine viene poi seguito (in attesa, confermato, evaso, rifiutato o annullato), ogni cambiamento ti viene comunicato e puoi chiedere l'annullamento finché il fornitore non ha deciso.
Un ordine segnalato come incerto può esistere o non esistere presso il fornitore: verifica direttamente con lui. Un fornitore raggiunto tramite il proprio endpoint non comunica lo stato dell'ordine. A un fornitore raggiunto su WhatsApp non viene inviato alcun ordine.
Dove li vedi
La scheda Ordini della dashboard mostra gli ordini aziendali accanto agli acquisti ordinari, con le quantità, i prezzi e le condizioni del preventivo. In Impostazioni ogni account collegato ha un interruttore Avvisi ordini, così gli ordini possono arrivare a un account e le prenotazioni a un altro. Se nessun account ha gli avvisi ordini attivi, arrivano a tutti, così un ordine non resta mai senza essere visto.