Un'agenzia di viaggi tiene più cataloghi separati e vende in due modi. Un cliente può prenotare direttamente in chat un tour in elenco, una consulenza di pianificazione o un biglietto. Un viaggio su misura passa invece per una richiesta, una proposta che il cliente accetta e un viaggio che confermi tu. Ogni passaggio si fa chiedendolo all'assistente titolare, e ogni modifica viene salvata solo dopo che hai inviato CONFIRM.
I tuoi cataloghi
Tour guidati, escursioni e pacchetti di più giorni sono tour. Transfer, guide e consulenze sono servizi. I pass d'ingresso sono biglietti. Gli hotel e le loro camere sono un quarto elenco, con tariffe stagionali, extra, offerte e regole di soggiorno. Invia ogni catalogo in un messaggio a sé.
L'elenco hotel è solo un listino prezzi: nessuna camera viene bloccata e nessun soggiorno viene creato presso l'hotel.
Dati di pianificazione
Per un tour sono obbligatori una regione, i giorni di attività e una dimensione massima del gruppo. Senza, può comunque essere mostrato ai clienti, ma una bozza di itinerario che lo contiene non può essere salvata. Per aggiungere i dati, chiedi all'assistente titolare di registrare i dati di pianificazione di un articolo e scrivili come righe nome: valore, per esempio region: Pai, days: tue-sun, group: 2-10, duration: 4h. Comunica all'assistente anche i tempi di viaggio tra le regioni: uno mancante non viene mai considerato breve.
Con un piano che include la rubrica fornitori, i prezzi di un articolo, compresi quelli stagionali, si possono invece scrivere da quanto lo paghi più un ricarico. Questo sostituisce i prezzi stagionali scritti qui; lo spiega la guida sui fornitori.
Prenotazioni di tour e richieste
La richiesta di un cliente di prenotare un tour in elenco arriva sempre come richiesta in attesa con i pulsanti Conferma, Rifiuta e Chat, perché non esiste una disponibilità in tempo reale delle partenze. Per un viaggio su misura l'assistente clienti salva una richiesta in più messaggi; ogni conversazione ha una sola richiesta aperta alla volta.
Dove il tuo numero riceve chiamate WhatsApp, un cliente può chiedere un tour in catalogo o un viaggio su misura anche a voce. L'assistente ripete i dettagli e aspetta un sì, poi registra la richiesta di tour o la richiesta di viaggio nella chat WhatsApp del cliente, come se fosse stata scritta lì. La guida alle chiamate vocali lo spiega.
Preparare e prezzare una proposta
Dai all'assistente titolare la richiesta e le giornate datate con le loro voci in ordine. Lo schema viene verificato rispetto ai dati registrati: un rilievo segnato MUST FIX impedisce di salvare la bozza, un WARNING può essere scavalcato, e un punto senza dati registrati viene segnalato come non verificato. I controlli non consultano mai la disponibilità in tempo reale.
La bozza viene prezzata secondo le regole del catalogo. Non puoi cambiare il prezzo di una singola voce nel preventivo: modifica l'articolo di catalogo e ricalcola. Puoi aggiungere un solo sconto o supplemento sull'intero preventivo, scritto come -10%, +5%, -500 o +300, poi le condizioni di vendita e una scadenza di validità. Il preventivo viene approvato e inviato, ciascun passaggio con la propria conferma.
Quando gli articoli sono collegati a ciò che paghi per averli, l'anteprima dei prezzi e il riepilogo del preventivo mostrano anche un blocco riservato allo staff: costo e margine di ogni riga, il fornitore da cui viene il costo e i totali delle righe che è stato possibile confrontare. Una riga il cui articolo non è collegato, non ha un costo per quella data o ha un costo in un'altra valuta è indicata come non confrontata, con il motivo. Quando tutte le righe sono confrontate, il riepilogo finale indica anche il margine dopo il tuo sconto o supplemento. Nulla di tutto questo viene salvato con il preventivo o inviato al cliente.
Gestire il viaggio
Quando il cliente ha accettato una versione precisa, avvia il viaggio da quella e inserisci i nomi verificati dei viaggiatori. Per ogni componente datato registra come è organizzato: un fornitore della tua rubrica con riferimento e prova, una prenotazione esistente o un ordine di biglietti. Dai la conferma finale solo quando ogni componente è confermato. Qualsiasi modifica successiva a un componente la ritira finché non confermi di nuovo.
Annullare un viaggio registra soltanto il tuo ritiro. Gli accordi con i fornitori e le prenotazioni collegate vanno gestiti separatamente, e nessun pagamento o rimborso viene fatto al posto tuo.
Modifiche dopo l'accettazione
Un totale diverso, condizioni diverse o una voce aggiunta, rimossa, sostituita o spostata a un altro giorno richiedono una nuova accettazione del cliente: salva una nuova bozza, prezzala, approvala e inviala. Un nuovo orario di inizio, un fornitore sostituito o riferimenti aggiornati non richiedono una nuova accettazione.