Một công ty du lịch giữ nhiều danh mục riêng biệt và bán theo hai cách. Khách hàng có thể đặt trực tiếp trong chat một tour đã niêm yết, một buổi tư vấn lập kế hoạch hoặc một vé. Còn chuyến đi thiết kế riêng thì đi qua một yêu cầu, một đề xuất khách hàng chấp nhận và một chuyến đi do bạn xác nhận. Mỗi bước được thực hiện bằng cách yêu cầu trợ lý chủ sở hữu, và mỗi thay đổi chỉ được lưu sau khi bạn gửi CONFIRM.
Các danh mục của bạn
Tour có hướng dẫn, chuyến tham quan và gói nhiều ngày là tour. Đưa đón, hướng dẫn viên và tư vấn là dịch vụ. Vé vào cửa là vé. Khách sạn và các phòng của chúng là danh sách thứ tư, kèm giá theo mùa, dịch vụ thêm, ưu đãi và chính sách lưu trú. Hãy gửi mỗi danh mục trong một tin nhắn riêng.
Danh sách khách sạn chỉ là bảng giá: không phòng nào được giữ và không lưu trú nào được tạo tại khách sạn.
Thông tin lập kế hoạch
Khu vực, ngày hoạt động và quy mô đoàn tối đa là bắt buộc đối với một tour. Thiếu chúng, tour vẫn có thể hiển thị cho khách hàng, nhưng bản nháp lịch trình chứa tour đó không thể lưu. Để thêm thông tin, hãy yêu cầu trợ lý chủ sở hữu ghi thông tin lập kế hoạch của một mục và gõ theo dạng dòng tên: giá trị, ví dụ region: Pai, days: tue-sun, group: 2-10, duration: 4h. Hãy cho trợ lý biết cả thời gian di chuyển giữa các khu vực: thời gian còn thiếu không bao giờ được coi là ngắn.
Với gói có danh bạ nhà cung cấp, giá của một mục, kể cả giá theo mùa, có thể được ghi từ mức bạn trả cho mục đó cộng mức cộng thêm. Cách này thay thế giá theo mùa nhập ở đây; hướng dẫn về nhà cung cấp giải thích chi tiết.
Đặt tour và yêu cầu
Yêu cầu của khách hàng muốn đặt một tour đã niêm yết luôn đến dưới dạng yêu cầu đang chờ với các nút Xác nhận, Từ chối và Chat, vì không có tình trạng chỗ theo thời gian thực cho các chuyến khởi hành. Với chuyến đi thiết kế riêng, trợ lý khách hàng lưu một yêu cầu qua nhiều tin nhắn; mỗi cuộc trò chuyện chỉ có một yêu cầu mở tại một thời điểm.
Nơi số của bạn nhận cuộc gọi WhatsApp, khách cũng có thể yêu cầu tour trong danh mục hoặc chuyến đi theo yêu cầu bằng giọng nói. Trợ lý đọc lại chi tiết và chờ câu trả lời đồng ý, rồi ghi nhận yêu cầu tour hoặc yêu cầu chuyến đi trong chat WhatsApp của khách, như thể đã được viết ở đó. Hướng dẫn cuộc gọi thoại giải thích điều này.
Soạn và định giá đề xuất
Hãy đưa cho trợ lý chủ sở hữu yêu cầu và các ngày cụ thể cùng những hạng mục theo thứ tự. Bản phác thảo được kiểm tra theo thông tin đã ghi: phát hiện đánh dấu MUST FIX ngăn bản nháp được lưu, WARNING có thể bỏ qua, và điểm nào không có thông tin đã ghi thì được báo là chưa kiểm tra. Các bước kiểm tra không bao giờ tra cứu tình trạng chỗ theo thời gian thực.
Bản nháp được định giá theo quy tắc từ danh mục. Bạn không thể đổi giá của một hạng mục trong báo giá: hãy sửa mục trong danh mục rồi định giá lại. Bạn có thể thêm một khoản giảm giá hoặc phụ thu cho toàn bộ báo giá, gõ dưới dạng -10%, +5%, -500 hoặc +300, sau đó là điều khoản bán hàng và hạn hiệu lực. Báo giá được phê duyệt rồi gửi đi, mỗi bước có xác nhận riêng.
Khi các mục được liên kết với mức bạn trả cho chúng, bản xem trước giá và phần xem lại báo giá còn hiển thị một khối chỉ dành cho nhân viên: giá vốn và biên lợi nhuận của từng dòng, nhà cung cấp mà giá vốn đến từ đó, và tổng của những dòng có thể so sánh. Dòng có mục chưa liên kết, không có giá vốn cho ngày đó hoặc có giá vốn bằng tiền tệ khác được hiển thị là không so sánh, kèm lý do. Khi mọi dòng đều được so sánh, phần xem lại cuối cùng còn cho biết biên lợi nhuận sau khoản giảm giá hoặc phụ thu của bạn. Không gì trong đó được lưu cùng báo giá hay gửi cho khách hàng.
Vận hành chuyến đi
Khi khách hàng đã chấp nhận đúng một phiên bản, hãy bắt đầu chuyến đi từ phiên bản đó và nhập tên du khách đã được xác minh. Với mỗi thành phần có ngày, hãy ghi cách thu xếp: một nhà cung cấp trong danh bạ của bạn kèm mã tham chiếu và bằng chứng, một lượt đặt chỗ sẵn có, hoặc một đơn đặt vé. Chỉ xác nhận cuối cùng khi mọi thành phần đã được xác nhận. Bất kỳ thay đổi nào về sau với một thành phần sẽ rút lại xác nhận đó cho đến khi bạn xác nhận lại.
Hủy chuyến đi chỉ ghi nhận việc bạn rút lui. Các thỏa thuận với nhà cung cấp và lượt đặt chỗ liên quan phải được xử lý riêng, và không có khoản thanh toán hay hoàn tiền nào được thực hiện thay bạn.
Thay đổi sau khi đã chấp nhận
Tổng tiền khác, điều khoản khác, hoặc một hạng mục được thêm, bỏ, đổi hay chuyển sang ngày khác đều cần khách hàng chấp nhận lại: hãy lưu bản nháp mới, định giá, phê duyệt và gửi đi. Giờ bắt đầu mới, nhà cung cấp được thay thế hoặc mã tham chiếu được cập nhật thì không cần chấp nhận lại.