Uma agência de viagens mantém vários catálogos separados e vende de duas formas. Um cliente pode reservar diretamente no chat um tour da lista, uma consulta de planeamento ou um bilhete. Uma viagem à medida passa, em vez disso, por um pedido, uma proposta que o cliente aceita e uma viagem que você confirma. Cada passo faz-se pedindo ao assistente do proprietário, e cada alteração só é guardada depois de enviar CONFIRM.
Os seus catálogos
Visitas guiadas, excursões e pacotes de vários dias são tours. Transfers, guias e consultas são serviços. Passes de entrada são bilhetes. Os hotéis e os seus quartos são uma quarta lista, com tarifas sazonais, extras, ofertas e políticas de estadia. Envie cada catálogo numa mensagem própria.
A lista de hotéis é apenas uma tabela de preços: nenhum quarto é reservado e nenhuma estadia é criada no hotel.
Dados de planeamento
Uma região, os dias de operação e um tamanho máximo de grupo são obrigatórios para um tour. Sem eles pode ainda ser mostrado aos clientes, mas um rascunho de itinerário que o contenha não pode ser guardado. Para acrescentar dados, peça ao assistente do proprietário que registe os dados de planeamento de um artigo e escreva-os como linhas nome: valor, por exemplo region: Pai, days: tue-sun, group: 2-10, duration: 4h. Indique também ao assistente os tempos de viagem entre regiões: um tempo em falta nunca é assumido como curto.
Num plano com o diretório de fornecedores, os preços de um artigo, incluindo os sazonais, podem em vez disso ser gravados a partir do que paga por ele mais uma margem de venda. Isso substitui os preços sazonais escritos aqui; o guia sobre fornecedores explica-o.
Reservas de tours e pedidos
O pedido de um cliente para reservar um tour da lista chega sempre como pedido pendente com os botões Confirmar, Recusar e Chat, porque não existe disponibilidade em tempo real das partidas. Para uma viagem à medida, o assistente de clientes guarda um pedido ao longo de várias mensagens; cada conversa tem apenas um pedido aberto de cada vez.
Onde o seu número recebe chamadas de WhatsApp, um cliente também pode pedir por voz um tour do catálogo ou uma viagem à medida. O assistente repete os dados e espera um sim, e depois regista o pedido de tour ou o pedido de viagem no chat de WhatsApp do cliente, como se tivesse sido escrito lá. O guia das chamadas de voz explica-o.
Preparar e orçamentar uma proposta
Dê ao assistente do proprietário o pedido e os dias com data, com os respetivos itens por ordem. O esboço é verificado face aos dados registados: uma conclusão marcada MUST FIX impede guardar o rascunho, um WARNING pode ser ignorado, e um ponto sem dado registado é indicado como não verificado. As verificações nunca consultam disponibilidade em tempo real.
O rascunho é orçamentado por regra a partir do catálogo. Não pode alterar o preço de um item no orçamento: altere o artigo do catálogo e orçamente de novo. Pode acrescentar um único desconto ou acréscimo sobre todo o orçamento, escrito como -10%, +5%, -500 ou +300, e depois as condições de venda e um prazo de validade. O orçamento é aprovado e enviado, cada passo com a sua própria confirmação.
Quando os artigos estão associados ao que paga por eles, a pré-visualização de preços e a revisão do orçamento mostram também um bloco só para a equipa: o custo e a margem de cada linha, o fornecedor de onde vem o custo e os totais das linhas que foi possível comparar. Uma linha cujo artigo não está associado, não tem custo para essa data ou tem um custo noutra moeda aparece como não comparada, com o motivo. Quando todas as linhas são comparadas, a revisão final indica também a margem depois do seu desconto ou acréscimo. Nada disto é guardado com o orçamento nem enviado ao cliente.
Operar a viagem
Depois de o cliente aceitar uma versão exata, inicie a viagem a partir dela e escreva os nomes verificados dos viajantes. Para cada componente com data registe como está organizado: um fornecedor do seu diretório com referência e comprovativo, uma reserva existente ou uma encomenda de bilhetes. Dê a confirmação final apenas quando todos os componentes estiverem confirmados. Qualquer alteração posterior a um componente retira-a até confirmar de novo.
Cancelar uma viagem regista apenas a sua desistência. Os acordos com fornecedores e as reservas associadas têm de ser tratados separadamente, e nenhum pagamento ou reembolso é feito por si.
Alterações depois da aceitação
Um total diferente, condições diferentes ou um item acrescentado, removido, trocado ou movido para outro dia exigem nova aceitação do cliente: guarde um novo rascunho, orçamente-o, aprove-o e envie-o. Uma nova hora de início, um fornecedor substituído ou referências atualizadas não exigem nova aceitação.