En resebyrå har flera separata kataloger och säljer på två sätt. En kund kan boka en listad tur, en planeringskonsultation eller en biljett direkt i chatten. En skräddarsydd resa går i stället genom en förfrågan, ett förslag som kunden accepterar och en resa som du bekräftar. Varje steg görs genom att be ägarassistenten, och varje ändring sparas först när du har skickat CONFIRM.
Dina kataloger
Guidade turer, utflykter och flerdagarspaket är turer. Transfer, guider och konsultationer är tjänster. Inträdespass är biljetter. Hotell och deras rum är en fjärde lista, med säsongspriser, tillägg, erbjudanden och vistelseregler. Skicka varje katalog i ett eget meddelande.
Hotellistan är bara en prislista: inget rum hålls och ingen vistelse skapas hos hotellet.
Planeringsuppgifter
Region, driftsdagar och största gruppstorlek är obligatoriska för en tur. Utan dem kan den ändå visas för kunder, men ett utkast till resplan som innehåller den kan inte sparas. För att lägga till uppgifter ber du ägarassistenten registrera planeringsuppgifterna för en artikel och skriver dem som rader namn: värde, till exempel region: Pai, days: tue-sun, group: 2-10, duration: 4h. Berätta också för assistenten om dina restider mellan regioner: en som saknas antas aldrig vara kort.
Med en plan som har leverantörsregistret kan en artikels priser, även säsongspriserna, i stället skrivas från vad du betalar för den plus ett påslag. Det ersätter säsongspriser som skrivits här; guiden om leverantörer förklarar det.
Turbokningar och förfrågningar
En kunds begäran att boka en listad tur kommer alltid in som en väntande förfrågan med knapparna Bekräfta, Avböj och Chatt, eftersom det inte finns någon tillgänglighet i realtid för avgångar. För en skräddarsydd resa sparar kundassistenten en förfrågan över flera meddelanden; varje konversation har en öppen förfrågan åt gången.
Där ditt nummer tar emot WhatsApp-samtal kan en kund också be om en tur ur katalogen eller en skräddarsydd resa med rösten. Assistenten upprepar uppgifterna och väntar på ett ja, och registrerar sedan turförfrågan eller reseförfrågan i kundens WhatsApp-chatt, som om den skrivits där. Guiden om röstsamtal förklarar det.
Utforma och prissätta ett förslag
Ge ägarassistenten förfrågan och de daterade dagarna med sina punkter i ordning. Upplägget kontrolleras mot de registrerade uppgifterna: en anmärkning märkt MUST FIX hindrar utkastet från att sparas, en WARNING kan du bortse från, och en punkt utan registrerad uppgift rapporteras som inte kontrollerad. Kontrollerna använder aldrig tillgänglighet i realtid.
Utkastet prissätts enligt regel från katalogen. Du kan inte ändra priset på en enskild punkt i offerten: ändra katalogartikeln och prissätt igen. Du får lägga till en rabatt eller ett tillägg på hela offerten, skrivet som -10%, +5%, -500 eller +300, och sedan försäljningsvillkoren och en giltighetsfrist. Offerten godkänns och skickas, vart och ett med egen bekräftelse.
När artiklar är kopplade till vad du betalar för dem visar prisförhandsvisningen och offertgranskningen också ett block bara för personalen: varje rads kostnad och marginal, leverantören som kostnaden kommer från och summorna för de rader som kunde jämföras. En rad vars artikel inte är kopplad, saknar kostnad för det datumet eller har en kostnad i en annan valuta visas som inte jämförd, med skälet. När alla rader är jämförda anger den slutliga granskningen också marginalen efter din rabatt eller ditt tillägg. Inget av detta sparas med offerten eller skickas till kunden.
Genomföra resan
När kunden har accepterat en exakt version startar du resan från den och skriver in resenärernas verifierade namn. Registrera för varje daterad komponent hur den är ordnad: en leverantör från ditt register med referens och underlag, en befintlig bokning eller en biljettorder. Ge slutbekräftelsen först när varje komponent är bekräftad. Varje senare ändring av en komponent drar tillbaka den tills du bekräftar igen.
Att avboka en resa registrerar bara att du drar dig ur. Överenskommelser med leverantörer och länkade bokningar måste hanteras separat, och ingen betalning eller återbetalning görs åt dig.
Ändringar efter accept
En annan totalsumma, andra villkor eller en punkt som lagts till, tagits bort, bytts ut eller flyttats till en annan dag kräver att kunden accepterar igen: spara ett nytt utkast, prissätt, godkänn och skicka det. En ny starttid, en ersatt leverantör eller uppdaterade referenser kräver ingen ny accept.