تحتفظ وكالة السفر بعدة كتالوجات منفصلة وتبيع بطريقتين. يستطيع العميل أن يحجز مباشرةً في المحادثة جولة مدرجة أو استشارة تخطيط أو تذكرة. أما الرحلة المصمَّمة حسب الطلب فتمرّ باستفسار، ثم مقترح يقبله العميل، ثم رحلة تؤكدها أنت. تُنفَّذ كل خطوة بطلبها من مساعد المالك، ولا يُحفظ أي تغيير إلا بعد إرسالك CONFIRM.
كتالوجاتك
الجولات المصحوبة بمرشد والرحلات القصيرة والباقات متعددة الأيام هي جولات. خدمات النقل والمرشدون والاستشارات هي خدمات. تصاريح الدخول هي تذاكر. والفنادق وغرفها قائمة رابعة، بأسعارها الموسمية وإضافاتها وعروضها وسياسات الإقامة. أرسل كل كتالوج في رسالة مستقلة.
قائمة الفنادق قائمة أسعار فقط: لا تُحجز أي غرفة ولا تُنشأ أي إقامة لدى الفندق.
بيانات التخطيط
المنطقة وأيام التشغيل والحد الأقصى لحجم المجموعة إلزامية للجولة. من دونها يمكن عرض الجولة على العملاء، لكن مسودة خط السير التي تتضمنها لا يمكن حفظها. لإضافة البيانات اطلب من مساعد المالك تسجيل بيانات التخطيط لأحد الأصناف واكتبها في سطور بصيغة الاسم: القيمة، مثل region: Pai وdays: tue-sun وgroup: 2-10 وduration: 4h. وأخبر المساعد أيضًا بأوقات التنقل بين المناطق: الوقت غير المسجَّل لا يُفترض أبدًا أنه قصير.
في خطة تتضمن دليل المورّدين، يمكن بدلًا من ذلك كتابة أسعار الصنف، ومنها أسعاره الموسمية، مما تدفعه مقابله مع نسبة إضافة. ويحل ذلك محل الأسعار الموسمية المكتوبة هنا؛ ويشرحه دليل المورّدين.
حجوزات الجولات والاستفسارات
طلب العميل حجز جولة مدرجة يصل دائمًا طلبًا معلَّقًا مع أزرار تأكيد ورفض ومحادثة، لأنه لا يوجد توفر فوري لمواعيد الانطلاق. وللرحلة المصمَّمة حسب الطلب يحفظ مساعد العملاء استفسارًا على عدة رسائل؛ ولكل محادثة استفسار مفتوح واحد في كل مرة.
حيث يستقبل رقمك مكالمات WhatsApp، يستطيع العميل أيضًا أن يطلب بالصوت جولة من الكتالوج أو رحلة مصممة حسب الطلب. يعيد المساعد التفاصيل وينتظر الموافقة، ثم يسجّل طلب الجولة أو طلب الرحلة في محادثة WhatsApp الخاصة بالعميل، كأنه كُتب هناك. يشرح ذلك دليل المكالمات الصوتية.
إعداد المقترح وتسعيره
أعطِ مساعد المالك الاستفسار والأيام المؤرَّخة مع بنودها بالترتيب. يُفحص المخطط مقابل البيانات المسجَّلة: الملاحظة المعلَّمة بـ MUST FIX تمنع حفظ المسودة، وWARNING يمكن تجاوزه، والنقطة التي لا بيانات مسجَّلة لها تُذكر على أنها لم تُفحص. لا ترجع هذه الفحوص أبدًا إلى التوفر الفوري.
تُسعَّر المسودة بحسب القواعد من الكتالوج. لا يمكنك تغيير سعر بند واحد في العرض: عدّل صنف الكتالوج ثم سعّر من جديد. يمكنك إضافة خصم واحد أو رسم إضافي واحد على العرض كله، يُكتب بصيغة -10% أو +5% أو -500 أو +300، ثم شروط البيع وموعد انتهاء الصلاحية. يُعتمد العرض ثم يُرسَل، ولكل خطوة تأكيدها.
عندما تكون الأصناف مربوطة بما تدفعه مقابلها، تعرض معاينة الأسعار ومراجعة العرض أيضًا قسمًا للفريق فقط: تكلفة كل سطر وهامش ربحه، والمورّد الذي جاءت منه التكلفة، ومجاميع الأسطر التي أمكنت مقارنتها. السطر الذي صنفه غير مربوط، أو لا تكلفة له في ذلك التاريخ، أو تكلفته بعملة أخرى، يظهر كغير مقارَن مع السبب. وعندما تُقارَن كل الأسطر، تذكر المراجعة النهائية أيضًا هامش الربح بعد خصمك أو رسمك الإضافي. لا يُحفظ شيء من ذلك مع العرض ولا يُرسل إلى العميل.
تشغيل الرحلة
متى قبل العميل نسخة محددة بعينها، ابدأ الرحلة منها واكتب أسماء المسافرين المتحقَّق منها. ولكل مكوّن مؤرَّخ سجّل كيف رُتّب: مورّد من دليلك مع مرجعه وإثباته، أو حجز قائم، أو طلب تذاكر. أعطِ التأكيد النهائي فقط حين يتأكد كل مكوّن. وأي تغيير لاحق في مكوّن يسحب التأكيد إلى أن تؤكد من جديد.
إلغاء الرحلة يسجّل انسحابك فقط. الترتيبات مع المورّدين والحجوزات المرتبطة يجب التعامل معها على حدة، ولا يُجرى أي دفع أو استرداد نيابةً عنك.
التغييرات بعد القبول
إجمالي مختلف أو شروط مختلفة أو بند أُضيف أو حُذف أو استُبدل أو نُقل إلى يوم آخر، كل ذلك يستلزم قبولًا جديدًا من العميل: احفظ مسودة جديدة وسعّرها واعتمدها وأرسلها. أما وقت بدء جديد أو مورّد بديل أو مراجع محدَّثة فلا تستلزم قبولًا جديدًا.