Ett röstsamtal är ett samtal i realtid inne i WhatsApp med assistenten som svarar i din chatt. Det är inte ett röstmeddelande: en inspelad notis räknas mot planens röstmeddelanden per dag, medan ett samtal använder planens samtalsminuter per månad.
Vad som måste gälla
- Din plan innehåller röstsamtal och har minuter kvar den här månaden.
- Meta har verifierat ditt företag.
- WhatsApp-numret ägs av verksamheten och är anslutet med knappen för nytt nummer, enbart för assistenten.
Samtal slås på av plattformen för nummer som uppfyller kraven. Det finns ingen inställning för dig att ändra, varken här eller i Metas verktyg. Om alla tre villkoren gäller och samtal ändå inte besvaras, kontakta supporten.
Anslutningsparametrar i WhatsApp Manager
Plattformen skriver själv samtalsinställningarna till Meta, så du behöver inte fylla i något. Du kan se och kontrollera dem i WhatsApp Manager: öppna numret och dess samtalsinställningar under telefonnummer. I utvecklarinställningarna visar Use Session Initiation Protocol (SIP) de här värdena för ett nummer som tar emot AI-samtal:
- SIP server: sip.yims.ai
- SIP port: 5061
- App ID: 1759794692127521. Meta tillåter inte att fältet ändras när det väl har sparats.
- Request URI user parameters: en privat parameter som plattformen registrerar för varje nummer. Det är så ett samtal känns igen som kommande från WhatsApp. Värdet är hemligt: supporten läser aldrig upp det och ber aldrig om det.
Låt värdena vara som de är, och lägg inte till, ändra eller ta bort någon Request URI user-parameter: ett samtal som kommer utan rätt parameter avvisas. Om SIP-avsnittet är tomt, avstängt eller visar andra värden för ett nummer som uppfyller de tre villkoren ska du inte fylla i dem för hand. Kontakta supporten så att plattformen kan skriva inställningarna på nytt.
Hur ett samtal går till
Assistenten talar först: den säger vilken verksamhet den som ringer har nått och hälsar med namn på den som den känner från chatten. Den börjar på det språk personen använt tidigare, eller på verksamhetens standardspråk för en ny uppringare, och följer sedan det språk som faktiskt talas. Svaren är några korta meningar.
Ett samtal är främst till för frågor: assistenten svarar utifrån samma uppgifter som i chatten.
Bokningsförfrågningar i ett samtal
Den som ringer på WhatsApp kan också be om ett nytt bord, rum, en tid eller en tur ur katalogen, där din verksamhet erbjuder det. Eftersom tal kan missuppfattas upprepar assistenten uppgifterna och väntar på ett ja innan förfrågan registreras. Ett rum, bord eller en tid som redan är fullt avböjs, som i chatten. En tur ur katalogen har ingen realtidstillgänglighet för avgångar: kontrollera avgången och dess betalningsvillkor innan du bekräftar, eftersom förfrågan inte håller något hos en leverantör.
En bokning som görs i ett samtal är alltid en förfrågan som du bekräftar, även om dina chattbokningar bekräftas automatiskt. Den visas i uppringarens WhatsApp-chatt med dig, och du får knapparna Bekräfta, Avböj och Chatt, märkta som kommande från ett telefonsamtal. Bekräfta eller Avböj skickar ditt beslut till den chatten; Chatt öppnar ett samtal med kunden utan att avgöra bokningen. Uppringaren får veta att förfrågan är registrerad och att ditt team bekräftar på WhatsApp, aldrig att det är bokat.
När en förfrågan är registrerad frågar assistenten om det finns något mer, och säger adjö om inte. Den väntar inte i luren på ditt beslut och kopplar aldrig samtalet till din telefon.
Reseförfrågningar i ett samtal
Den som ringer kan be en resebyrå om en skräddarsydd resa. Assistenten samlar bara in det som sägs, som resmål, datum eller flexibilitet, antal personer, namn, intressen och budget, upprepar det och väntar på ett ja innan förfrågan sparas i uppringarens WhatsApp-chatt. Uppgifter som saknas kan stå öppna, och ett senare samtal fyller i samma öppna förfrågan utan att det som sagts tidigare går förlorat. Du får de sparade uppgifterna, märkta som kommande från ett telefonsamtal.
En förfrågan bekräftar ingen resplan, inget pris, ingen bokning och ingen reservation hos leverantörer, och pausar inte kundchatten för en person. Ett förslag accepteras i chatten.
Status och avbokningar vid ett senare samtal
Vid ett senare samtal läser assistenten aktuell status för uppringarens bokningar eller öppna reseförfrågan ur WhatsApp-chatten, inte ur det som sades i ett tidigare samtal. Uppringaren kan också be om att avboka en befintlig bordsbokning, tid eller vistelse: du granskar och bekräftar avbokningen i WhatsApp, och en bekräftad bokning avbokas inte bara för att någon bett om det.
Att avboka en tur, ändra en befintlig bokning och lägga beställningar görs inte i ett samtal. Det görs i chatten.
Långa svar och att nå en människa
När hela svaret är långt erbjuder assistenten att skicka detaljerna till uppringarens WhatsApp-chatt. WhatsApp tillåter det bara om personen har skrivit till dig under de senaste 24 timmarna.
När en uppringare behöver en människa går ärendet till personens WhatsApp-chatt med dig: chatten markeras som att den behöver en människa, en anteckning om samtalet läggs till och du aviseras som vid vilken överlämning som helst. Uppringaren får veta att någon i teamet kommer att skriva. Ett pågående samtal kopplas aldrig vidare till en telefon, och ingen återuppringning utlovas.
Ringa ditt eget nummer som team
Med Pro kan även ägare och personal ringa verksamhetens nummer, och de besvaras som teamet, inte som kund. Du känns igen på WhatsApp-numret du ringer från: det måste vara anslutet som ägarkonto för verksamheten på WhatsApp, som admin eller personal, och fortfarande vara aktivt. Ägaråtkomst enbart i en annan kanal, till exempel Telegram eller LINE, känns inte igen vid ett samtal.
Du kan fråga med rösten det du skulle fråga i ägarchatten, beroende på vad verksamheten använder:
- Bokningar, tider, vistelser och bokningar av faciliteter: vem som kommer i dag eller ett visst datum, väntande förfrågningar, ankomster och avresor.
- Katalogen med priser, även priser som är dolda för kunder.
- Inställningar: bokningsläge och kapacitet, tid för påminnelser, öppettider, valuta, adress.
- Plan och användning under perioden, kundrecensioner, dina egna anteckningar samt uppladdade manualer och rutiner.
- Leverantörer, order, offerter och resor, där du använder dem, och hur produkten fungerar.
Samtalet hör till samma konversation som din ägarchatt på WhatsApp: det du sa och svaren sparas där som en samtalsanteckning, så att ett senare meddelande kan hänvisa till det. Teamets samtal använder samma månadsminuter som kundsamtal.
Ett samtal är till för att slå upp saker. Inget skapas, ändras, bekräftas eller avbokas med rösten: skicka ändringen som ett meddelande i chatten. Under Pro, eller när månadens minuter är slut, avvisas en teammedlems samtal innan det kopplas och förbrukar inga minuter; du kan få ett WhatsApp-meddelande som ber dig skriva i chatten i stället.
Längd, minuter och gränser
Ett samtal avslutas när uppringaren lägger på eller säger hej då, efter ungefär en halv minuts tystnad, eller vid maxlängden, normalt tio minuter. Varje samtal avrundas uppåt till hela minuter. Ett pågående samtal bryts inte när minuterna tar slut, men fler samtal besvaras inte förrän nästa period eller en uppgradering.
Samtal till ett vanligt fast eller mobilt telefonnummer är inte tillgängliga. Om assistenten uttalar verksamhetens namn fel kan supporten registrera hur det uttalas.
Samtal från ditt eget team besvaras med Pro. Kundsamtal ingår i alla betalda planer.