הזמנה היא תמיד שלב נפרד ומפורש. הצעת מחיר שקונה קיבל אינה הזמנה, ודבר אינו נשמר עד שמנהל מאשר. המדריך הזה עוסק בהזמנות שאתם מקבלים מקונים עסקיים ובהזמנות שאתם שולחים לספקים שלכם.
הזמנות שאתם מקבלים
הקונה מבקש להזמין הצעת מחיר שהתקבלה. כך נוצרת הזמנה ממתינה עם אסמכתה שמתחילה ב-O-, והמנהלים שלכם מקבלים התראה.
- אשרו או דחו את ההזמנה הממתינה לאחר שסקרתם אותה.
- בהמשך סמנו הזמנה מאושרת כסופקה או כבוטלה.
- קונה יכול לבטל הזמנה ממתינה משלו; להזמנה מאושרת נדרש המנהל שלכם.
הצעת מחיר שפג תוקפה לפני שאישרתם אינה יכולה להפוך להזמנה: שלחו הצעת מחיר חדשה. לא נגבה תשלום, מלאי אינו נשמר והמשלוח אינו במעקב.
הזמנות שכוללות הזמנת מקום
אם העסק שלכם מקבל הזמנות מקום, שורה של שירות, כרטיס, חדר או סיור חייבת לציין תאריך, שעה ומספר אנשים (לחדר: תאריך הגעה, לילות ואורחים). כשאתם מאשרים את ההזמנה, הזמנות המקום, השהיות והזמנות הסיורים נוצרות ביומן שלכם, כולן או אף אחת. אם שורה כבר אינה מתאימה, האישור נדחה, ההזמנה נשארת ממתינה ונמסר לכם באיזו שורה מדובר.
ביטול הזמנה מאושרת מבטל את הזמנות המקום שלה, מלבד שהייה שהאורח שלה כבר ביצע צ׳ק-אין. הזמנת מקום ששייכת להזמנה מאושרת אינה ניתנת לשינוי בנפרד.
הזמנות שאתם שולחים לספקים
מתוך הצעה של ספק, הפעולה הזמנה שולחת הזמנה בדיוק עבור ההצעה שסקרתם, עם ה-CONFIRM של מנהל אחד. אי אפשר לבטל אותה מתוך אותה סקירה. אצל ספק שמקושר בפלטפורמה, מצב ההזמנה במעקב לאחר מכן (ממתינה, מאושרת, סופקה, נדחתה או בוטלה), כל שינוי נמסר לכם, ואפשר לבקש ביטול כל עוד הספק לא החליט.
הזמנה שדווחה כלא ודאית עשויה להתקיים או לא להתקיים אצל הספק: בדקו איתו ישירות. ספק שפונים אליו דרך נקודת הקצה שלו אינו מדווח על מצב ההזמנה. לספק שפונים אליו ב-WhatsApp לא נשלחת שום הזמנה.
היכן רואים אותן
כרטיס ההזמנות בלוח הבקרה מציג הזמנות עסקיות לצד רכישות רגילות, עם הכמויות, המחירים והתנאים מהצעת המחיר. בהגדרות, לכל חשבון מחובר יש מתג התראות הזמנות, כך שהזמנות יכולות להגיע לחשבון אחד והזמנות מקום לחשבון אחר. אם באף חשבון התראות ההזמנות אינן מופעלות, הן נשלחות לכולם, כדי ששום הזמנה לא תישאר בלי שיראו אותה.