احتفظ بالأدلة والإجراءات والوصفات وسجلات الموردين وغيرها من المواد التقنية بجانب ميزات عملك العادية. التوثيق منفصل عن القوائم والخدمات والكتالوجات التي يراها العملاء.
إضافة مصدر
أرسل ملف PDF أو صورة أو نصًا إلى محادثة المالك وعرّفه كدليل أو إجراء أو مادة داخلية. إن لم يتضح ما إذا كان المحتوى للتوثيق أو لكتالوج العملاء، سيطلب منك المساعد الاختيار قبل إتاحته. قد تُعالج المستندات الطويلة في الخلفية؛ انتظر إشعار الجاهزية قبل البحث فيها.
العثور على المعلومات
يمكن للمالكين والموظفين المفعّلين سؤال المساعد عن المصادر المسجلة أو البحث في التوثيق المسموح لهم بقراءته. اطلب الإجراء أو الطراز أو المورّد أو الموضوع في محادثة المالك نفسها.
الخصوصية ووصول العملاء
التوثيق خاص بالمالكين والموظفين افتراضيًا. لا يراه العملاء لمجرد رفعه. يمكن للمسؤول وسم المادة المناسبة بأنها آمنة للعملاء؛ عندها يحصل العميل فقط على إجابة قصيرة موثّقة من مادة معتمدة، وليس على المستند الكامل أو التعليمات الخاصة.
عناصر تحكم المسؤول
لا يضيف المصدر أو يستبدله أو يغيّر ظهوره للعملاء أو يؤرشفه إلا مسؤول، وكل تغيير يحتاج إلى تأكيد. إذا لم تجد مصدرًا أو لم تستطع إدارته، تحقق أولًا من أنك في النشاط المقصود وأن دورك يملك الصلاحية المطلوبة.